Zarządzanie Zmianą • Przed 

Przygotuj się na zmiany

Zarządzanie zmianą to ustrukturyzowane podejście pozwalające wprowadzić w życie zmiany zarówno indywidualnie, w zespole lub całej organizacji.

Zmiany powodują niepewność. Opór przed zmianami wynika bardzo często z postrzegania ich jako zagrożenie. Zmiany mogą dzielić grupy, zmieniać statusy, role czy hierarchię. Bardzo często wymagają wprowadzenia zupełnie nowego podejścia.


Znajdź właściwych ludzi

Wierzymy w ludzi, którzy chcą coś zmienić. Wszystko może być wykonane lepiej z dobrze funkcjonującym zespołem.

Ale kim są Twoi „właściwi ludzie”?

Doświadczenie zdobyte podczas setek wdrożeń nauczyło nas jakie role oraz jakie cechy powinny znaleźć się w twoim zespole projektowym. Teraz chcielibyśmy podzielić się tą wiedzą z Tobą. Dodaj do tego własną wiedzą dotyczącą osób w zespole aby stworzyć doskonałe przypisane osób do pełnionych ról.

Praca z nowymi rozwiązaniami magazynowymi oznacza, że poszerzanie wiedzy staje się bardzo ważne. Począwszy od szczegółowych informacji dotyczących produktów oraz ich lokalizacji, przez narzędzia IT oraz wysokopoziomowe spojrzenie na rozwiązania pozwalające na identyfikację usprawnień. Innymi słowy mówimy o wykorzystaniu pełnego potencjału jaki daje system i przełożenie go na zmiany w procesach biznesowych.


Zaangażowanie już od samego początku

Bardzo ważnym jest angażowanie wszystkich już od pierwszych etapów projektu. Upewnienie się, że wszyscy rozumieją co kryje się za zmianami oraz jaki cel ma wdrożenie nowego rozwiązania zarządzania magazynem. Pokaż wszystkim zainteresowanym, że ma to być pozytywna zmiana wpływająca na poprawę operacji, a nie zagrożenie.


Zespół projektowy

Odpowiednie zbudowanie zespołu projektowego to podstawa. Jego rozmiar oraz zapotrzebowanie na dostępność członków podczas trwania wdrożenia zależą od harmonogramu oraz kompleksowej wiedzy i rozmiaru realizowanych operacji.

W zależności od momentu w projekcie różne osoby/role będą potrzebowały poświęcić różną ilość czasu. Na niektórych etapach większość prac skupia się na nas, inne wymagają pełnego zaangażowania z Waszej strony.

Ważnym jest, aby wasza organizacja czynnie udzielała się w różnych obszarach projektu i nie była odrywana przez codzienne czynności biznesowe.

Spotkania komitetu sterującego to samo centrum projektu. Podczas spotkań zapadają decyzje dotyczące podejścia do napotkanych problemów lub nowych okoliczności w projekcie. Główny założeniem jest zapobieganie, a nie gaszenie pożarów. W skład komitetu sterującego wchodzą kierownicy projektu oraz reprezentacji zarządu z obu stron.


Odpowiedzialność: Kierownik Projektu

Kierownik projektu to osoba odpowiedzialna za prowadzenie projektu wdrożeniowego. Jest on odpowiedzialny za koordynowanie aktywności wszystkich stron (Consafe Logistics, twoja firma, konsultanci ERP itp.). Jeśli Twój kierownik projektu nie ma doświadczenia w zarządzaniu wdrożeniami IT, warto rozważyć zapewnienie zewnętrznego wsparcia w tym obszarze.

Odpowiedzialność: Użytkownicy kluczowi

Użytkownicy kluczowi to osoby posiadające rozbudowaną wiedzę o systemie, która pozwala im na szkolenie oraz wspieranie pracowników.

Odpowiedzialność: Specjalista ds. Biznesu

Specjaliści ds. Biznesu są kluczowi podczas dyskusji i podejmowania decyzji dotyczących pracy w nowym systemie. Ważnym jest, aby posiadać pełną wiedzę o wymaganiach, mieć możliwość podejmowania decyzji oraz otwartość i gotowość do zmiany obecnego podejścia do wykonywania poszczególnych prac. Może to być właściciel danego procesu lub kierownik magazynu.

Odpowiedzialność: Użytkownik końcowy

Zaangażowanie użytkowników końcowych jest kluczem sukcesu. To oni będą pracować w nowym narzędziu. Nie muszą być częścią zespołu projektowego, ale muszą uczestniczyć w całym procesie wdrożenia. Ich udział może wahać się od zapoznawania się z cyklicznymi newsletterami, do wsparcia podczas testów.

Odpowiedzialność: Specjalista ds. infrastruktury IT

Pracownik działu IT specjalizujący się w serwerach oraz znający infrastrukturę będzie odpowiedzialny za ich dostosowanie do wymagań Astro WMS ®. Rola ta może być pełniona przez osobę z wewnętrznego działu IT lub firmy zewnętrznej.

Odpowiedzialność: Specjalista ds. integracji

Pracownik działu IT specjalizujący się w integracjach z systemami ERP/TMS, będzie wspierał Specjalistów ds. Biznesu podczas etapu specyfikacji, upewniając się, że zdefiniowane procesy znajdą odwzorowanie w komunikatach wymiany danych. Rola ta może być pełniona przez osobę z wewnętrznego działu IT lub konsultanta odpowiadającego za ERP i/lub TMS.


Przygotowania – Dobre praktyki

Podziel się swoimi dotychczasowymi pomysłami z kierownikiem projektu Consafe Logistics. Każdy rozważony pomysł może przyczynić się do końcowego sukcesu. Jeśli uważasz, że potrzebujesz wsparcia w obszarze zarządzania zmianą, skontaktuj się z kierownikiem projektu w Consafe Logistics, który chętnie udzieli rady.

Zacznij budować świadomość nadchodzącej zmiany wśród pracowników. Ważne, żeby wszyscy w firmie wiedzieli, co aktualnie się dzieje. Można to osiągnąć na kilka sposobów:

  • Zamieszczaj cykliczne informacje o aktualnym statusie w wewnątrz firmowym newsletterze.
  • Rozwieś informację w miejscach wspólnych takich, jak jadalnie.
  • Przygotuj stację demo z Astro WMS® dostępną dla wszystkich pracowników tak, aby mogli się z nim zapoznać.
W trakcie
PO