Zarządzanie zmianą • W Trakcie


Nasze zobowiązanie

Decydując się na wdrożenie z Consafe Logistics stajesz się częścią sprawdzonego, godnego zaufania oraz dobrze zdefiniowanego procesu. Już od pierwszych chwil bierzemy pod uwagę wszystkie aspekty i nie tracimy czasu na mało istotne sprawy.


Proces

Projekt składa się z sześciu etapów. Dowiedź się więcej o każdym z nich klikając na jedną z zakładek.

Całość rozpoczyna się od pierwszego spotkania i trwa aż do momentu, gdy system Astro WMS® zostaje uruchomiony na magazynie. Nasze podejście procesowe nazywamy PROMISE (z ang. Zobowiązanie/obietnica)

  1. Rozpoczęcie projektu
  2. Specyfikacja
  3. Konfiguracja i kastomizacja
  4. Testy i Szkolenia
  5. Przygotowania do Go-Live
  6. Go-Live i Przekazanie

Jak długi jest każdy z etapów?

Projekt jest podzielony na 6 etapów. Każdy z nich może mieć różny czas trwania w zależności od zakresu projektu.

  • Jak bardzo zaawansowany jest projekt? Czy większość zmian to procesy wewnętrzne? Czy czekają nas wyzwania technologiczne?
  •  Czy musimy przebudować magazyn?
  • Czy nowe rozwiązanie wymaga zakupu nowego sprzętu?

Poniżej znajdziesz informacje o szacowanych czasach potrzebnych na wdrożenie. Dowiedź się więcej klikając na zakładki.

Wyobraź sobie projekt jako linia czasu gdzie 0% oznacza, że projekt jeszcze nie ruszył, a 100% oznacza, że samodzielnie prowadzisz operacje. Możemy przygotować zakładany budżet na każdy z etapów projektu.

Start projektu oraz specyfikacja zajmują do 15% czasu. To tutaj określamy wszystkie ramy projektu. To czas dla nas aby przekształcić całą zebraną wiedzę w procesy w Astro WMS®.

Po upływie około 50% czasu przychodzi pora na Testy i Szkolenia. Jest to czas w, którym cała grupa projektowa jest bardzo obłożona zadaniami.

Nadszedł czas na testy systemu oraz funkcjonalności. Przy 70% czasu planujemy termin Go-Live. Szkolenia i nauka systemu pochłania większość tego etapu. Po osiągnięciu 90% zaczynamy Go-Live. 

100% – project został zakończony 

Szacowany czas zilustrowany jest polami, a każde z nich reprezentuje 10% czasu.  


Twoje zaangażowanie 

Aby wdrożyć system zarządzania magazynem wymagane jest pełne zaangażowanie obu stron.

Następne strony pokazują poziom zaangażowania na poszczególnych etapach, oraz zadania przypisane do konkretnych ról;

PM – Kierownik projektu
BE – Specjalista ds. Biznesu
SU – Użytkownik kluczowy
EU – Użytkownik końcowy
SI – Specjalista ds. infrastruktury IT
IE – Specjalista ds. Integracji


Rozpoczęcie projektu  • zadania w tej fazie projektu

W tej fazie kierownicy projektu tworzą szczegółowy harmonogram wszystkich prac podczas wdrożenia. Kierownik ze strony Consafe Logistics odpowiada za zadania realizowane przez Consafe Logistics. Twój kierownik projektu odpowiada za zadania w twojej organizacji. Ustala się również formy współpracy i wymiany informacji. 


Jak długo trwa ta faza projektu?

To krótki ale intensywny okres, zajmuje od pomiędzy 5%-7% całego czasu projektu.


Efekt końcowy

Role oraz sposoby komunikacji zostają ustalone. Stworzony jest harmonogram oraz określone zostają główne cele.


Twoje zaangażowanie

Obejmuje głównie obu kierowników projektu 


Odpowiedzialnosc Kierownika Projektu

Skupia się na przydzieleniu odpowiednich ról oraz sposobów komunikacji w projekcie 

Odpowiedzialnosc Uzytkowników Kluczowych

Określeni oraz przydzieleni w tej fazie 

Odpowiedzialnosc Specjalisty ds. Biznesu 

Określony oraz przydzielony w tej fazie 

Odpowiedzialnosc Uzytkowników Koncowych 

Nie uczestniczy w tej fazie. Może ewentualnie przygotowywać materiały do newsletterów I komunikacji wewnętrznej. 

Odpowiedzialnosc Przedstawiciela IT 

Osoba odpowiedzialna za serwery oraz infrastrukturę zaczyna dokładniej poznawać wymagania Astro WMS® oraz wspiera kierownika projektu w planowaniu zadań dotyczących infrastruktury IT 

Odpowiedzialnosc Specjalisty ds. integracji 

Nie uczestniczy w tej fazie 


Specyfikacja •  zadania w tej fazie projektu

Dokument analityczny Pre-Study, zawierający wszystkie wymagania, zostaje przygotowany oraz zatwierdzony przez obie strony. Faza ta obejmuje wizyty on-site oraz szczegółowe dyskusje o wymaganych procesach biznesowych. Rozmowy dotyczące wymiany danych z innymi systemami są również częścią tej fazy. Jest ona kluczowa dla całego wdrożenia. 


Jak długo twa ta faza projektu? 

Jest to bardzo intensywny okres dla większości członków zespołu projektowego. Zajmuje około 15%-20% czasu. 


Główne działania w tej fazie 

Jak połączyć twój biznes i system zarządzania magazynem? Zidentyfikuj najważniejsze procesy oraz procesy wejść i wyjść 

Zapoznaj się z możliwościami Astro WMS®. Czy nowe funkcje zastąpią stare procesy? 


Efekt końcowy 

W wyniku tej fazy otrzymujemy kluczowe rezultaty: 

  • Dokumentacja interface (komunikacji) 
  • Jasno określone wymagania w formie dokumentu oraz listę zidentyfikowanych zmian (o ile są wymagane) 
  • Budżet
  • Zaakceptowaną konfigurację magazynu, plan, dane artykułowe itp. 

Aby przejść dalej obie strony muszą zaakceptować powyższe. Ważne żebyśmy tak samo postrzegali zakres projektu. 


Twoje zaangażowanie 

Ta faza angażuje wszystkich i jest bardzo intensywna. Ważne, aby przystąpić do niej z dużą wiedzą o procesach biznesowych, ale i otwartością do potencjalnych zmian w procesach w celu optymalizacji pracy magazynu. 

Odpowiedzialnosc Kierownika Projektu

Spotkania administracyjne, protokoły, weryfikacja harmonogramu 

Odpowiedzialnosc Uzytkowników Kluczowych 

Szkolenia w celu poznania systemu 

Odpowiedzialnosc Specjalisty ds. Biznesu 

Opisu przepływów wejść i wyjść towarów. 

Odpowiedzialnosc Uzytkowników Koncowych 

Nie uczestniczy w tej fazie. Może ewentualnie przygotowywać materiały do newsletterów I komunikacji wewnętrznej. 

Odpowiedzialnosc Przedstawiciela IT  

Wsparcia specyfikacji w Odpowiedzialnośćach dotyczących serwerów oraz infrastruktury IT. 

Odpowiedzialnosc Specjalisty ds. integracji 

Osoba ta odgrywa bardzo ważną rolę w tej fazie. Uczęszcza na spotkania, aby zapewnić, że omawiane procesy biznesowe znajdą swoje odzwierciedlenie w systemach takich, jak ERP/TMS. Jest ona również odpowiedzialna za współpracę i komunikację z konsultantami od ERP/TMS.


Konfiguracja i Development  •  zadania w tej fazie projektu

Teraz przychodzi czas na zrealizowanie jednocześnie konfiguracji systemu i dostosowania WMS, by spełniał Twoje oczekiwania. Ta faza projektu obejmuje wszystko, od ustawienia parametrów, po napisanie developmentów, a także przygotowanie serwerów i infrastruktury IT. 


Jak długo trwa ta faza projektu? 

Faza konfiguracji i developmentu stanowi główną część projektu i zajmuje ona ok 30% całkowitego czasu pracy. Długość fazy zależy od liczby zamówionych zmian, stanowiących dostosowanie systemu do Twojego środowiska i / lub potrzeb biznesowych. 


Efekt końcowy 

Twój nowy system WMS jest skonfigurowany. Zamówione zmiany zostały wdrożone do systemu. 


Twoje zaangażowanie 

W tej fazie większość aktywności w projekcie jest realizowana przez zespół Consafe Logistics. Ważna w tym czasie jest dostępność po Twojej stronie, by wspierać zespół realizacyjny konkretnymi informacjami, między innymi: zdefiniowanie użytkowników, wprowadzenie i zaktualizowanie definicji artykułowych, jak i inne zagadnienia, które mogą wystąpić. Ponadto po Twojej stronie pozostaje przygotowanie wyposażenia sprzętowego dla pracowników, w tym tak terminali, komputerów, drukarek, czy wózków widłowych. 

Odpowiedzialność Kierownika Projektu 

Kierownik Projektu jest przede wszystkim skoncentrowany na harmonogramie prac. Powinien zachować dostępność na potrzeby informowania i wyjaśniania części konfiguracji a także być gotowym na warunki, które mogą wystąpić. 

Odpowiedzialność Użytkowników Kluczowych 

Użytkownicy Kluczowi powinni zachować dostępność na potrzeby informowania i wyjaśniania części konfiguracji. 

Odpowiedzialność Specjalisty ds. Biznesu 

Podobnie, jak Kierownik Projektu, Specjalista ds. Biznesu powinien zachować dostępność na potrzeby informowania i wyjaśniania części konfiguracji. Czy będzie potrzeba zmian w infrastrukturze, sieci WLAN lub konieczności przebudowania środowiska? 

Odpowiedzialność Użytkowników Końcowych 

Nie przewiduje się aktywności Użytkowników Końcowych w tej fazie projektu. 

Odpowiedzialność Przedstawiciela IT 

Przedstawiciel IT, odpowiedzialny za serwer i infrastrukturę rozpoczyna przygotowuje środowisko, uwzględniając: sieć, komputery, konta użytkowników, administratorów, itp. 

Odpowiedzialność Specjalisty ds. integracji 

Podczas tej fazy projektu mogą się pojawić pytania z zakresu wymiany danych z innymi systemami. Specjalista ds. integracji będzie odpowiedzialny za udzielanie odpowiedzi i przygotowanie przykładowych danych na potrzeby pierwszych testów offline interfejsu.


Testowanie i szkolenie  •  zadania w tej fazie projektu

Consafe Logistics realizuje testy systemu i integracji. Po ich wykonaniu, następuje czas na Twoje testy (FAT = Factory Acceptance Test).  

Możesz teraz sprawdzić system. Czy pracuje on zgodnie z oczekiwaniami?  

Otrzymasz szkolenie z pracy w systemie. Będziesz pracował z własnymi towarami i wzorem magazynu.  

Faza kończy się testami SAT (Site Acceptance Test), przeprowadzonymi na własnym terenie. 


Jak długo trwa ta faza projektu? 

Około 20% zaangażowania projektowego koncentruje się na tej fazie. 


Zasada Pareto 

Vilfredo Pareto

Pierwotnie zasada Pareto odnosi się do obserwacji, wykonanej przez Vilfredo Pareto (1848-1923), opierającej się o stwierdzenie, że 80% włoskich dóbr należało do 20% populacji. 

W późniejszym czasie to założenie było adoptowane do innych dziedzinach.  

Zasada Pareto jest także znana jako 80/20: 80% efektów pochodzi od 20% przyczyn. 

Czemu mówimy o tej zasadzie? 

Zasada Pareto może być zaadoptowana do procesu testów. 80% testowanych przypadków obejmuje podstawowe przepływy (z angielskiego nazywane „happy flow”) i zajmuje 20% czasu, podczas, gdy 20% testowanych przypadków zawiera specyficzne sytuacje i zajmą one 80% czasu. 

Pareto principlePodstawowe przepływy w systemie WMS muszą być dokładnie sprawdzone. Ale także wszystkie przypadki: „Jeżeli” lub „Co by było, gdyby”. 

Przygotuj przypadki testowe w systemie ERP. Skonfiguruj dane testowe do nowych przypadków. Wykonaj błędy w transakcjach, które będą mogły być śledzone. Co się wydarzy, jeżeli nastąpi potrzeba obsługi wyjątków?  

Same testy mogą nie trwać długo, ale przygotowanie wszystkich przypadków testowych zajmie dużo czasu.  


Efekt końcowy 

System magazynowy WMS jest przetestowany pod każdym kątem. Najpierw przez nas, następnie przez Ciebie. Wszyscy, którzy byli zaangażowani w tą fazę projektu powinni być przeszkoleni i posiadać wiedzę, zgodnie z pełnioną przez siebie rolą. 

Ta faza skutkuje podpisaniem ważnych dokumentów: my podpisujemy nasz Protokół Testów Systemu, a ty Protokół Akceptacji Testów SAT. 


Twoje zaangażowanie 

Jest to bardzo intensywny okres. Wszyscy pracownicy są bardzo zajęci. Podczas testów SAT jest bardzo ważnym aby koncentrować się na całym rozwiązaniu, nie tylko na WMS. Całościowe rozwiązanie, jak komunikacja z systemem ERP czy innymi systemami, również musi podlegać weryfikacji i potwierdzeniu prawidłowości pracy. Jesteś odpowiedzialny za zaplanowanie i zorganizowanie scenariuszy testowych, realizacji testów akceptacyjnych i ich dokumentacji. 

Odpowiedzialność Kierownika Projektu 

Zaangażowany w testy FAT, wymiany danych między systemami i SAT. 

Odpowiedzialność Użytkowników Kluczowych 

Zaangażowani w testy FAT, wymiany danych między systemami i SAT. Również wchodzą w skład zespołu szkoleniowego dla innych pracowników, zgodnie z zasadą szkolenia szkolących. Użytkownicy Kluczowi uczą się pracy w systemie, by przeszkolić Użytkowników Końcowych. 

Odpowiedzialność Specjalisty ds. Biznesu 

Zaangażowany w testy FAT, wymiany danych między systemami i SAT. 

Odpowiedzialność Użytkowników Końcowych 

Zaangażowani w testy FAT, wymiany danych między systemami i SAT.  

Użytkownicy Końcowi uczestniczą w sesjach szkoleniowych, prowadzonych przez Użytkowników Kluczowych.

Odpowiedzialność Przedstawiciela IT 

Wspiera zespół projektowy w rozwiązaniu problemów dotyczących konfiguracji serwera i infrastruktury. Jeżeli serwer testowy nie został przygotowany wcześniej, musi być to zrealizowane w trakcie tej fazy projektu. 

Odpowiedzialność Specjalisty ds. integracji 

W tej fazie testowaniu podlega wymiana danych między systemami. Specjalista ds. integracji wspiera testy i jeżeli zachodzi taka potrzeba, pomaga w tworzeniu odpowiednich danych testowych. W przypadku zidentyfikowania błędów, podejmuje się ich rozwiązania


Przygotowanie do uruchomienia produkcyjnego Go-Livezadania w tej fazie projektu 

W tej fazie projektu koncentrujemy się na przygotowaniach do uruchomienia produkcyjnego, w tym przede wszystkim: szkolenie użytkowników końcowych, przygotowanie planu uruchomienia produkcyjnego i zapasowego, testów migracji danych. 


Jak długo trwa ta faza projektu? 

Faza ta jest intensywna i zajmuje ok 10% całkowitego czasu projektu. 


Efekt końcowy 

Utworzenie planu uruchomienia, zaakceptowanego przez obydwie strony. Nasz Dział Serwisu jest zaangażowany i wprowadzane są ostatnie uzgodnienia do umowy serwisowej. 

Najważniejszym dokumentem tej fazy jest podpisanie protokołu zgody na uruchomienie produkcyjne. 

Teraz system jest gotowy do uruchomienia. Użytkownicy kluczowi i końcowi znają rozwiązanie i wiedzą, jak korzystać z systemu. 


Twoje zaangażowanie 

Ilość wsparcia, potrzebnego od Consafe Logistics, zależy przede wszystkim od wiedzy Twojego zespołu projektowego. Upewnij się, że właściwi pracownicy otrzymali niezbędne szkolenia i są przygotowani na start produkcyjny. Niekiedy warto mieć dodatkową osobę, która może dołączyć do systemu w sytuacji, kiedy wydarzy się problem. 

Lista kontrolna dla zapewnienia sukcesu projektu:

  • Czy każdy zaangażowany w system posiada wystarczającą wiedzę o nowych procesach, systemie i wyposażeniu sprzętowym?  
  • Czy wszystkie warunki wstępne zostały spełnione? 
  • Czy wszystkie testy i powiązane zadania zostały zrealizowane? 
  • Czy dane testowe zostały usunięte z bazy danych? 

Odpowiedzialność Kierownika Projektu 

Ta faza projektu wymaga dokładnego zaplanowania. Czy wszystkie powyższe punkty zostały spełnione? Czy występują problemy wdrożeniowe, które zostały odłożone na później? Czy Twoje procesy są wystarczające? Czy istnieją potrzeby małych zmian by zwiększyć efektywność? 

Odpowiedzialność Użytkowników Kluczowych 

Powinieneś zapewnić sobie czas na naukę Systemu do Zarządzania Magazynem WMS i przeszkolenie współpracowników. 

Odpowiedzialność Specjalisty ds. Biznesu 

System jest już przetestowany. Czy fizyczne środowisko zgadza się z wymaganiami systemi? Czy infrastruktura magazynowa pracuje tak, jak powinna? 

Odpowiedzialność Użytkowników Końcowych 

Powinna wystąpić wysoka koncentracja na użytkownikach końcowych. Pozwól im spędzić czas na pracy z systemem, by móc go poznać, przetestować i spróbować. 

Odpowiedzialność Przedstawiciela IT 

Realizują wsparcie podczas testów akceptacyjnych i przygotowania do uruchomienia produkcyjnego Go-Live. W zakresie ich obowiązków jest również zapoznanie się z planem migracji, by zabezpieczyć swoim doświadczeniem technicznym wszystkie aspekty IT. 

Odpowiedzialność Specjalisty ds. integracji 

Jego rolą jest wsparcie podczas testów akceptacyjnych i przygotowanie do uruchomienia produkcyjnego Go-Live. W zakresie obowiązków jest zapoznanie się z planem migracji, by zabezpieczyć swoim doświadczeniem technicznym sposób przekazania danych Master Data do Astro WMS®. 


Uruchomienie produkcyjne Go-Live i odbiór systemu  •  zadania w tej fazie projektu

Faza uruchomienia trwa od dnia startu produkcyjnego systemu do podpisania protokołu odbioru systemu.  

Ten etap może być uzupełniony o Szkolenie Administracyjne, podczas którego pracownicy poznają szczegóły konfiguracyjne i ustawiania parametrów systemu. Naucz się używać narzędzi, by wesprzeć swoją organizację. 


Jak długo trwa ta faza projektu? 

Do 10% estymowanego czasu projektu. 


Efekt końcowy 

Twój system magazynowy już funkcjonuje. Otrzymujesz zysk z uruchomionego rozwiązania, które zwiększa twoją efektywność, kontrolę i przepływ. 

Zweryfikuj projekt wdrożeniowy. Co zostało zrealizowane dobrze? Co może być poprawione na przyszłość? Czy potknęliśmy się o istotne parametry? Czego możemy się wspólnie nauczyć ze zrealizowanego projektu? 

Punkty otwarte
Ostateczna akceptacja dostarczonego rozwiązania jest zrealizowana. Większe punkty otwarte powinny być zgłoszone do Consafe Logistics najszybciej, jak to możliwe, tuż po uruchomieniu produkcyjnym. Ostatni dokument jest podpisywany przez obydwie strony – Odbiór systemu. 

Rozpoczęcie wsparcia serwisowego 

Następuje czas pożegnania się z naszym zespołem projektowym i powitania z zespołem serwisowym. 


Twoje zaangażowanie 

Podczas fazy uruchomienia systemu wspieramy Cię zarówno lokalnie, jak i zdalnie. Naszą odpowiedzialnością jest zapewnienie ciągłości pracy systemu magazynowego. Pytania, pochodzące z magazynu, są obsługiwane przez Twoich Użytkowników Kluczowych. 

Odpowiedzialność Kierownika Projektu 

Skontroluj listę otwartych punktów. Zaplanuj zasoby. Czy procesy funkcjonują w sposób założony? Zbuduj relację ze swoją osobą kontaktową w Consafe Logistics. 

Odpowiedzialność Użytkowników Kluczowych 

Rozpocznijcie pracę w systemie w nowej roli. Oferujcie pomoc i wsparcie dla Użytkowników Końcowych. Miejcie umiejętności i wiedzę, by odpowiadać na pytania: „Dlaczego to robimy?”, „Co ta funkcjonalność realizuje?”/ 

Odpowiedzialność Specjalisty ds. Biznesu 

Monitoruj procesy, by zapewnić sprawny przepływ magazynowy. Czy występuje potrzeba wygładzenia obszarów, w których występują ostre krawędzie? 

Odpowiedzialność Użytkowników Końcowych 

Realizują pracę w rzeczywistych sytuacjach, z prawdziwymi zamówieniami. Poznajcie najefektywniejsze sposoby realizacji swojej pracy. 

Odpowiedzialność Przedstawiciela IT 

Nadzoruj, czy serwery funkcjonują w sposób zaplanowany, czy realizowane są kopie zapasowe, czy wydajność jest na akceptowalnym poziomie, itp. 

Odpowiedzialność Specjalisty ds. integracji 

Specjalista stanowi wsparcie podczas uruchomienia produkcyjnego systemu, w szczególności monitorując zdefiniowaną wymianę danych i asystując zespół projektowy w rozwiązaniu problemów.

Przed
PO