IC Group har erstattet det gamle ERP-systemet sitt med Astro WMS. Dette har gitt store fordeler ved det 12 500 m2 lageret deres i Brøndby i Danmark. Alt fra produktivitet, kvalitet, gjennomstrømningstid og kundetilfredshet til bundet kapital er forbedret. «Men det viktigste resultatet er at vi nå er klare til å møte fremtiden,» forteller sjef for distribusjonssentralen, Jesper Hviid Ibsen. Noe som er spesielt viktig for IC Group i fremtiden, er økt e-handel.

icgroup1Det er nesten som å være i en kjempestor klesbutikk. Alt er pent og rent ved IC Groups sentrallager i Brøndby, som hovedsakelig inneholder produkter fra tre klesmerker: Peak Performance, Tiger of Sweden og By Marlene Birger. Motehuset genererer en årlig omsetning på DKK 2,6 milliarder og har rundt 1000 ansatte. Salget foregår i Norden, Europa og til en viss grad i andre deler av verden, via detaljister, gruppens egne butikker, franchisebutikker, outletbutikker og sist, men ikke minst e-handel. E-handelskanalen rapporterer om tosifret vekst, og det var en målsetting om å støtte e-handelslogistikken som fikk IC Group til å investere i Astro WMS.

«Vi hadde et gammelt ERP-system som ga oss svært få muligheter til å optimalisere og videreutvikle logistikken vår. Vi hadde også vært gjennom en prosess med å strømlinjeforme og selge ut varemerker og ønsket å samle flere av varene ved sentrallageret i Brøndby. I 2012 bestemte vi oss derfor for å investere i et moderne lagerstyringssystem og talestyrt plukking, siden det ville gi oss en fleksibel plattform for å administrere, optimalisere og videreutvikle lagerstyringen vår. Etter å ha saumfart markedet valgte vi Astro WMS fra Consafe Logistics», forteller sjefen for distribusjonssentralen, Jesper Hviid Ibsen.

Fra steinalderen til internett i ett sprang
IC Group ønsket å oppnå tre ting med sitt nye lagerstyringssystem:

  • Bedre produktivitet.
  • Høyere kvalitet.
  • Flere muligheter og mer fleksibilitet for fremtiden.

Jesper Hviid Ibsen, sjef for distribusjonssentralen, IC Group

«Veien fra beslutningen ble tatt, til implementering og drift har vært lang og utfordrende. Det innebar en stor endring for både de ansatte og ledelsen i form av endrede arbeidsrutiner, nye verktøy og innarbeiding av nye vaner. Vi har lagt stor vekt på endringsledelse under implementeringen, og som følge av det samarbeider vi godt og har oppnådd gode resultater på alle tre målområdene. Vi har hoppet over en rekke generasjoner og kommet oss videre, om ikke fra steinalderen, så i hvert fall fra papiralderen og over på en heldigital lagerstyring, der alt skjer via internett», forteller Jesper Hviid Ibsen. «IC Group har blant annet tilbakeført e-handelsprodukter fra et ekstern varelager i Tyskland, noe som ikke hadde vært mulig uten Astro WMS.»

Planene ble lagt i 2013. «Vi gjorde omfattende og grundige forberedelser. Jeg tror ikke det er mulig å understreke sterkt nok hvor viktig det er å være grundig i denne fasen», forklarer Jesper Hviid Ibsen. Selve implementeringen fant sted mellom november 2013 og april icgroup42014. De fleste av produktene IC Group får fra leverandørene sine, er pakket i esker merket med strekkoder. Samtlige plasseringer og paller blir nå merket med strekkoder, og alle varer som mottas, registreres
på internett. Varer uten strekkode merkes med strekkoder og registreres i Astro WMS ved mottak. All plukkingen er talestyrt og kontrollert av ordrer fra ERP-systemet, som sendes til Astro WMS og prioriteres, slik at plukkeren ikke trenger å ta flere skritt enn helt nødvendig. Det er også mulig å prioritere plukkordrene per batch eller kanal, eller ved å bruke en fjerde eller femte prioritering, etter behov. Ordrene pakkes rett inn i kartongene de skal sendes i.

«Vi har bare hatt gode erfaringer med talestyrt plukking. De ansatte har generelt en sunn, kritisk innstilling, men vi hører bare positive tilbakemeldinger. I startfasen hadde vi problemer med kommunikasjonen mellom maskinvaren og det trådløse nettverket, men det klarte vi å løse», forklarer han.

Store endringer for de ansatte
Jesper Hviid Ibsen føler at selve endringsledelsesprosessen er den viktigste forutsetningen for en vellykket WMS-implementering. «Det oppstår naturligvis mange følelser når en organisasjon gjennomgår store forandringer. Vi har gjort oss flid med å håndtere disse reaksjonene så langt det har vært mulig, for å gjøre prosessen lettere for de ansatte», forteller han.

IC Groups endringsledelsesprosess besto av tre hovedelementer:

  • Formål: Kommuniser og visualiser formålet og poenget med endringen. For IC Group var formålet høyere produktivitet; mindre avhengighet av ERP når det gamle ERP-systemet måtte erstattes; innkontraktering av e-handel fra eksterne lagre; å kunne tilby 3PL for egne varemerker; å optimalisere plukking av fulle esker og utvikle kryssdokking-funksjonen.
  • Kommunikasjon: Så mye kommunikasjon og så mye repetisjon som mulig, slik at organisasjonen blir kjent med oppgaven og formålet. Plakater på veggene, gruppemøter, månedlige fellesmøter osv. Tegne et så korrekt og ærlig bilde av situasjonen som mulig. Bruke YouTube-filmer som kan virke beroligende på de ansatte.
  • Engasjement: Involvere brukerne av WMS så mye og så tidlig som mulig. De bør få ha innflytelse på prosessen, siden det vil gjøre løsningen bedre og ufarliggjøre den store endringen. Engasjement skaper ambassadører blant brukerne, som så kan bidra til å berolige de mest nervøse av kollegaene sine.


Klar for all moroa

icgroup2«Nå som vi har implementert lagerstyringssystemet, er plattformen på plass, og moroa kan begynne. Vi har rikelig med muligheter å bygge videre på. Vi har innkontraktert e-handelen, noe som er en stor fordel for oss. Vi forbereder leverandørene og kundene på kryssdokking, noe som styrke hele forsyningskjeden. Og vi planlegger å samle flere av lageraktivitetene til sentrallageret i Brøndby», forteller Jesper Hviid Ibsen.

Cirka 30 prosent av IC Groups elektroniske ordrer er til Danmark, og selskapet forventer at andelen av e-handel vil fortsette å vokse i alle markeder fremover. Returstrømmen av e-handelsvarer utgjør cirka 20 prosent. Det går maksimalt 24 timer fra varene mottas, til kunden er kreditert, og maksimalt 48 timer fra lageret mottar en returnert vare, til den er tilbake i produktstrømmen og klar til å selges på nytt. Jesper Hviid Ibsen: «Vi er glade for å kunne si at vi ikke har mistet én eneste ordre av mer enn 10 000 ordrer og rundt 20 000 produkter siden vi innkontrakterte e-handelen i mars 2015. Ordrer som mottas før klokken 13, sendes ut samme dag og leveres neste dag i Danmark og det meste av Sverige. I neste uke kjører vi en nettkampanje og forventer en volumøkning på 300–400 prosent. Det vil bli en stor test for systemet. Men det er som jeg stadig sier til de ansatte: Den største hindringen er allerede forsert, og med Astro WMS på plass er vi klare for hva som enn måtte komme i fremtiden.»


Om IC Group

IC Group er en av Nordens største motehus med en omsetning på DKK 2,6 milliarder og rundt 1000 ansatte. Gruppen markedsfører fem varemerker og har et særlig fokus på tre av dem, nemlig Tiger of Sweden, By Malene Birger og Peak Performance. Disse suppleres av såkalte ikke-sentrale varemerker: Designers Remix og Saint Tropez. Disse merkene selges via nesten 240 detaljister, nettbutikker og mer enn 4300 distributører i flere enn 25 land.